Hướng dẫn những cách xuống dòng trong Excel dễ dàng

Microsoft Excel là một phần mềm hỗ trợ bảng tính rất nổi tiếng và thông dụng không chỉ tại Vieetjnam mà còn trên toàn thế giới của nhà phát triển Microsoft. Với những người làm công việc văn phòng thì Microsoft Excel là một công cụ đắc lực trợ giúp cho công việc của họ. Do có rất nhiều tính năng hữu ích nên việc sử dụng Microsoft Excel cũng không hề đơn giản mà đòi hỏi người dùng phải có một kỹ năng chuyên môn nhất định.Trong quá trình sử dụng phần mềm Microsoft Excel khi muốn căn chỉnh các nội dung trong bảng để hiển thị cân đối hơn thì ta cần phải sử dụng tính năng xuống dòng.

Tuy vậy không giống như Microsoft Word chỉ cần nhấn Enter mỗi khi muốn xuống dòng thì việc xuống dòng trong Microsoft Excel lại không đơn giản như vậy. Trong Microsoft Excel khi ta nhấn Enter thì mặc định con trỏ sẽ được chuyển sang ô tính tiếp theo chứ không xuống dòng trong cùng một ô tính nữa. Vậy làm thế nào để có thể xuống dòng trong Microsoft Excel? Để trả lời được câu hỏi đó hãy cùng tham khảo qua bài viết dưới đây. Trong bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn đọc 3 cách xuống dòng trong excel. Lưu ý rằng các cách trên áp dụng được cho mọi phiên bản Microsoft Excel từ 2007 tới 2019 và cả những phiên bản khác như Google Sheets (Google bảng tính).

1. Xuống dòng trong Microsoft Excel bằng tổ hợp phím Alt + Enter

Để xuống dòng trong 1 ô tính Microsoft Excel thì bạn hãy sử dụng tổ hợp phím Alt + Enter (hoặc Command + Enter tren macOS). VÍ dụ như hình bên dưới khi nhập nội dung quá dài lớn hơn ô tính thì các chữ sẽ bị tràn sang bên cạnh. Để ngắt câu tránh tình trạng bị tràn chữ bạn hãy nhấp chuột đặt con trỏ tại vị trí cần xuống dòng, sau đó nhấn tổ hợp phím Alt + Enter.

Các chữ sẽ xuống dòng trong cùng 1 ô tính tại vị trí bạn đặt con trỏ. Các chữ đã được đặt gọn vào trong 1 ô tính. Lúc này bạn chỉ cần tiến hành căn chỉnh lại bố cục của câu sao cho phù hợp.

Những vấn đề hay gặp phải khi sử dụng cách này:

– Không phân tách được các thành phần trong đoạn văn theo cách thông thường.

– Gây ra một sự khó khăn nhất định khi cần phân tích dữ liệu.

– Nhiều phần mềm, ứng dụng khác sẽ không đọc được các dãy số điện thoại hay các dữ liệu số học, gây ra khó khăn khi xử lý.

Phương pháp xử lý: sử dụng tính năng Text to column áp dụng cho kí tự đặc biệt bằng tổ hợp phím tắt Ctrl + J. Không chỉ áp dụng nguyên trong chức năng Text to column mà với tổ hợp phím tắt này ta còn có thể áp dụng để thực hiện xuống dòng trong ô tính Excel với tính năng Find & Replace như sau:

– Đầu tiên bạn hãy viết  vào trong ô như bình thường. Sau đó bạn mở tính năng Find & Replace bằng tổ hợp phím tắt Ctrl + F, chọn tab Replace hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + H.

– Tại ô Find what bạn hãy để dấu cách còn trong ô Replace with bạn hãy để tổ hợp phím tắt Ctrl + J bằng cách nhấn đồng thời 2 phím Ctrl và J.

– Cuối cùng nhấn Replace All.

2. Xuống dòng trong Microsoft Excel bằng cách sử dụng tính năng Wrap Text

Wrap Text là một tính năng giúp người dùng có thể thu gọn các chữ vào trong 1 ô để cho các chữ không bị tràn sang các ô khác. Cách thực hiện rất đơn giản, bạn hãy nhập 1 nội dung vào trong ô tính Excel, sau đó bạn nhấn chuột lựa chọn ô tính đã nhập rồi nhấp chuột và nút Wrap Text trên thanh Menu.

Khi đó các chữ ở trong ô tính sẽ được gói gọn vào trong 1 ô. Lúc này bạn chỉ cần căn chỉnh lại nội dung trong ô sao cho phù hợp và đẹp mắt hơn.

3. Xuống dòng trong Microsoft Excel bằng cách sử dụng tính năng Format Cells

Để có thể xuống dòng bằng cách sử dụng tính năng Format Cells trong Microsoft Excel thì trước tiên bạn hãy nhấp chuột phải vào ô tính có chữ muốn xuống dòng rồi chọn Format Cells.

Khi xuất hiện hộp thoại Format Cells bạn hãy chọn sang tab Alignment, sau đó tick chuột vào ô Wrap text. Tại dòng Horizontal bạn hãy lựa chọn Center đẻ các chữ được tự động căn chỉnh vào giữa ô tính. Ngoài ra tại hộp thoại này bạn cũng có thể tùy chỉnh các tính năng trong ô tính như tạo góc nghiên cho chữ, thay đổi font, tạo viền border,… Sau đó bạn nhấn OK để hoàn tất.

Sau khi bạn tùy chỉnh trong Format Cells, các chữ sẽ tự động được chuyển xuống dòng mà không tràn sang ô tính khác. Đồng thời các chữ trong ô tính cũng được căn chỉnh vào giữa ô, giúp bạn không mất công chỉnh sửa thủ công.

Tuy vậy cách xuống dòng dùng Wrap Text chỉ là một cách xuống dòng hình thức vì thực tế trong dưa liệu bảng tính thì các từ vẫn chỉ được ngăn cách với nhau bằng dấu cách. Ngoài ra việc lạm dụng Wrap Text đối với các dữ liệu cần xử lý sẽ gây ra sai lệch khi phân tách dữ liệu, gây ra sai số cho bảng tính. Để khắc phục được vấn đề này thì những ô tính có chứa dữ liệu số học thì bạn nên sử dụng tính năng Text to column hoặc dùng cách xuống dòng trong excel bình thường là Alt + Enter chứ không nên sử dụng Wrap Text.

Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo và kẻ bảng trong Microsoft Excel

4. Tổng kết

Trên đây là 3 cách xuống dòng trong Excel rất đơn giản và dễ thực hiện. Với các ô tính không dùng nhiều các hàm tính toàn và bạn muốn tiết kiệm thời gian cũng như công sức căn chỉnh thì nên sử dụng tính năng Format Cells. Ngược lại với những ô tính chứa số liệu bạn nên sử dụng cách thông thường để tránh trường hợp sai số không mong muốn. Chúc các bạn thao tác thành công!

Tác giả: Nhất Kiếm Phi Thiên

Đam mê viết lách, chia sẻ kinh nghiệm internet, cuộc sống và cả thủ thuật tin học máy tính, phần mềm...

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *